Algemene voorwaarden | Ypresrally.com

 

1. Behoudens uitdrukkelijke schriftelijke toestemming tot afwijking, zijn deze algemene voorwaarden van toepassing op alle contractuele relaties tussen enerzijds BVBA Motormen (ondernemingsnummer 0840.899.730 – filiaal Korte Torhoutstraat 35, 8900 Ieper ) en anderzijds de natuurlijke of rechtspersoon, die beroep heeft gedaan op de diensten en producten van BVBA Motormen, hierna de Klant genoemd.

2. Bij het bevestigen van de bestelling verklaart de Klant van deze algemene verkoopsvoorwaarden, die integraal deel uitmaken van de overeenkomst tussen de partijen, kennis te hebben genomen en deze te aanvaarden. De toepassing van deze algemene verkoopsvoorwaarden vormt een bepalende toestemmingsvoorwaarde voor BVBA Motormen.  Het gebruik van het materiaal, de programma's, de interface en van de website(s) van BVBA Motormen en de inhoud ervan impliceert automatisch dat deze algemene voorwaarden worden aanvaard.

3. BVBA Motormen handelt in de hoedanigheid van organisator van event en en kan bijgevolg in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor de mogelijke wijzigingen van de datum, de plaats, de prijs, noch voor de volledige annulering van het event. De persoon of vennootschap die de bestelling uitvoert wordt als enige verantwoordelijk geacht voor de boeking en de betaling van deze laatste. Zelfs al wordt de bestelling uitgevoerd voor een derde. De tickets kunnen niet worden doorverkocht aan derden noch worden geschonken aan derden in het kader van een commerciële relatie.

De toegangskaart kan niet worden terugbetaald, zelfs niet in geval van verlies of diefstal, noch teruggegeven, noch omgeruild.

4. De e-tickets worden geboekt op het ogenblik van het verzenden van het registratieformulier of de telefonische boeking. Zij worden verstuurd binnen afzienbare tijd na ontvangst van de betaling. De boeking wordt geannuleerd door BVBA Motormen indien de e-tickets niet worden betaald binnen de aangegeven betalingstermijn. Deze termijn zal strikt toegepast worden bij een naderende uitverkoop van een event of van de geboekte prijscategorie. De BTW en eventuele taksen zijn steeds ten laste van de Klant.

5. Naar gelang het event worden er bepaalde verzendingsmogelijkheden aangeboden. In principe worden de e-tickets per pdf verzonden naar het mailadres dat is opgegeven in het boekingsformulier, tenzij de Koper of de organisator opteert voor een andere verzendingswijze.

Indien de Koper zijn tickets niet heeft ontvangen vóór de laatste 4 werkdagen die de dag van het event voorafgaan, dient hij te bellen naar het nummer  057 44 63 57 tijdens de openingsuren (verstrekte inlichtingen ter informatie, elke werkdag van 09:00 tot 16:00) .

Het e-ticket (print@home) kan worden omgezet in de shop , grote markt, Ieper vanaf de maandag voor het event. E-tickets die niet worden opgehaald, worden als verkocht beschouwd en kunnen niet meer worden terugbetaald noch omgeruild. Vertragingen kunnen geen aanleiding geven tot schadevergoedingen, terugbetalingen of intresten.

 

6. Het bedrag van de verkoop kan worden geïnd via de volgende betaalmiddelen (ter informatie opgegeven lijst) ofwel via overschrijving, ofwel via VISA of Mastercard, debet kaart, elektronische portefeuille enz...

Elk op de vervaldag niet betaald bedrag zal van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling worden verhoogd met een interest aan 12% op jaarbasis op het onbetaalde bedrag, en dit tot aan de volledige betaling. Bovendien zal eveneens van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding van 15% van de onbetaalde hoofdsom en die minimum 50,00 € bedraagt, verschuldigd zijn.

7. De teksten, de databank en de daarin opgenomen gepubliceerde gegevens, de opmaak van pagina's, foto's en afbeeldingen blijven in privaat bezit van BVBA Motormen, van haar leveranciers of van andere derden met wie BVBA Motormen afspraken heeft gemaakt. Elke vorm van nabootsing, publicatie, reproductie, of iedere andere vorm van misbruik of namaak, is verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van BVBA Motormen Het opslaan en het importeren in een databank van informatie afkomstig van de website van BVBA Motormen en van de betrokken diensten, is uitdrukkelijk verboden.

8. BVBA Motormen investeert alle nodige middelen om de informatie, die op haar website wordt weergegeven, actueel te houden en om op die manier de informatie zo correct en volledig mogelijk te verspreiden. BVBA Motormen kan echter geen garantie bieden daaromtrent en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de rechtstreekse of onrechtstreekse schade die is opgelopen tijdens het bekijken of gebruiken van de site, behalve in geval van zware fout van BVBA Motormen die door de gebruiker kan worden aangetoond. BVBA Motormen is niet verantwoordelijk voor de gevallen van overmacht waardoor de uitvoering van de samenwerking kan worden uitgesteld of verhinderd. Worden onder meer maar niet uitsluitend als gevallen van overmacht beschouwd: staking, natuurrampen, extreme weersomstandigheden, brand, overheidsmaatregelen, technische defecten, overstromingen. BVBA Motormen is er niet toe gehouden het bewijs te leveren van de onvoorzienbare of onvermijdbare aard van de situatie in geval van overmacht.

9. De Koper verbindt zich ertoe dat de persoonsgegevens die zijn opgegeven in het identificatieformulier op de website bij de bestelling van de e- tickets, juist en volledig zijn. BVBA Motormen behoudt zich het recht voor om de bestelling te weigeren of te annuleren in geval van verdenking van fraude. Deze persoonsgegevens worden verzameld voor de goede uitvoering van het verkoopcontract en kunnen worden bijgehouden om de goede werking van de dienst van BVBA Motormen te garanderen en/of de goede uitvoering van het contract aan te tonen. Deze laatste kunnen eveneens worden gebruikt door BVBA Motormen en haar filialen, alsook worden doorgegeven aan derden (niet-uitputtende lijst, mediagroep, organisator, promotor, "venue",...) die contractueel verbonden zijn met BVBA Motormen voor marketingdoeleinden. Elke Koper die zijn identiteit kan bewijzen heeft het recht om toegang te krijgen tot zijn persoonsgegevens en om het gebruik van zijn persoonlijke gegevens voor marketingdoeleinden niet toe te laten door middel van een schriftelijk en ondertekend verzoek naar het e-mailadres info@ypresrally.com, ofwel per post naar de maatschappelijke zetel van BVBA Motormen, overeenkomstig de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, en overeenkomstig het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Hij heeft eveneens het recht om het verzenden van reclame per elektronische post niet toe te laten door middel van een schriftelijk verzoek, overeenkomstig de wet van 11 maart 2003 betreffende bepaalde juridische aspecten van de diensten van de informatiemaatschappij, en overeenkomstig het koninklijk besluit van 4 april 2003 tot reglementering van het verzenden van reclame per elektronische post.

10. Deze algemene verkoopsvoorwaarden regelen alle aspecten van de contractuele relatie tussen BVBA Motormen en de Koper, met uitsluiting van de algemene voorwaarden van de Koper. Elke wijziging, afwijking of toevoeging aan deze algemene verkoopsvoorwaarden moet schriftelijk worden overeengekomen. BVBA Motormen heeft het recht om op ieder ogenblik en zonder voorafgaande schriftelijke toestemming, de inhoud van de algemene verkoopsvoorwaarden en van de site www.ypresrally.com te wijzigingen zijn van toepassing vanaf het ogenblik dat ze worden gepubliceerd op de website, tenzij anders overeengekomen.

11. Algemene verkoopsvoorwaarden betreffende de e-tickets:

Het e-ticket, eens het is afgedrukt op wit papier, is het bewijs aan te bieden in de shop vanaf de maandag voor het event en om te ruilen in een all-stages ticket/badge/polsband. De afdruk moet perfect zijn, alle onderdelen moeten leesbaar zijn zonder dat enige verwarring mogelijk is. Als dit niet het geval is, zal de toegang tot het event worden geweigerd. Elke barcode komt overeen met één enkele toegangskaart. Het e-ticket zal worden gescand in de shop van het event. Het e-ticket kan maar een keer worden gescand op de datum die erop vermeld staat. Indien dezelfde barcode verschillende keren wordt getoond, zal enkel de eerste gescande kaart tijdens de controle toegang geven tot het event. Elke poging tot misbruik, namaak of fraude kan leiden tot gerechtelijke vervolging.

BVBA Motormen garandeert de echtheid van het e-ticket voor zover dit laatste is aangekocht op de site Ypresrally.com.  Men mag bijgevolg geen enkele aanbieding afkomstig van derden, of via andere websites, aanvaarden. Het e-ticket zal niet worden terugbetaald, noch omgeruild.

12. Herroepingsrecht:

De overeenkomst op afstand voor de levering van huisvestings-, vervoer-, horeca- en recreatiediensten waarbij de verkoper zich bij het afsluiten van de overeenkomst ertoe verplicht deze dienstverlening uit te voeren op een bepaalde datum of voor een bepaalde periode, wordt uitgesloten uit het toepassingsgebied van de wet van 6 april 2010 (gewijzigde wet van 14 juli 1991).

13. In het geval dat sommige bepalingen uit deze algemene voorwaarden als nietig worden beschouwd, verbinden de partijen zich ertoe de nietige of niet-afdwingbare clausule te vervangen door de best passende clausule opdat de gemeenschappelijke bedoeling van de partijen wordt vervuld.

14. Privacy Verklaring

BVBA Motormen hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. BVBA Motormen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als BVBA Motormen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.  Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft  hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
BVBA Motormen
Filiaal adres
Korte Torhoutstraat 35
8900 Ieper
office@ypresrally.com
Telefoon : 057 44 63 57

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door BVBA Motormen verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :
• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van BVBA Motormen
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (toestemming betrokkene)
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en opslagen, verzamelen, verwerken :
• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer
• Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
• het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
• het verzorgen van Track & Trace
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplichtdeze gegevens af te geven.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.  Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. BVBA Motormen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.  Als algemene regels worden persoonsgegevens maximaal 10 jaar na laatste gebruik bijgehouden,

Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
• Alle personen die namens BVBA Motormen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen.  U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.ypresrally.com.  Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement
BVBA Motormen kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 14 mei 2018 Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen.
Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.

15. De relatie tussen de Koper en BVBA Motormen is enkel onderworpen aan de Belgische wetgeving. In geval van geschil zijn alleen de rechtbanken van het arrondissement van Ieper bevoegd. Partijen aanvaarden in hun onderlinge relaties uitdrukkelijk elektronische middelen (e-mail, fax,…) als bewijsmiddel.  

 

English

1. Except with explicit written permission to deviate, these general terms and conditions apply to all contractual relationships between BVBA Motormen (company number 0840.899.730 - branch Korte Torhoutstraat 35, 8900 Ieper ) on the one hand and the natural or legal person, on the other hand, who has called upon the services and products of BVBA Motormen, hereinafter referred to as the Customer.

2. When confirming the order, the Customer declares to have read and accepted these general terms and conditions of sale, which form an integral part of the agreement between the parties. The application of these general terms and conditions of sale constitutes a decisive consent condition for BVBA Motormen.  The use of the material, programmes, interface and website(s) of BVBA Motormen and their content automatically implies acceptance of these general terms and conditions.

3. BVBA Motormen acts in the capacity of organiser of the event and can therefore not be held liable under any circumstances for possible changes to the date, place, price, or for the complete cancellation of the event. The person or company carrying out the order is considered to be solely responsible for the booking and payment of the latter. Even if the order is carried out for a third party. The tickets cannot be resold to third parties or given to third parties as part of a commercial relationship.

The admission card cannot be refunded, even in the event of loss or theft, nor returned or exchanged.

4. The e-tickets are booked at the time of sending the registration form or telephone booking. They will be sent shortly after receipt of payment. The booking will be cancelled by BVBA Motormen if the e-tickets are not paid within the indicated payment term. This period will be strictly applied in the event of an impending sale of an event or of the booked price category. VAT and any taxes are always borne by the Customer.

5. Depending on the event, certain shipping options are offered. In principle, the e-tickets will be sent by PDF to the e-mail address specified in the booking form, unless the Buyer or the organiser opts for a different shipping method.

If the Buyer has not received his tickets before the last 4 working days preceding the day of the event, he should call 057 44 63 57 during opening hours (information provided for information purposes, every working day from 09:00 to 16:00) .

The e-ticket (print@home) can be converted in the shop , big market, Ypres from the Monday before the event. E-tickets that are not collected are considered as sold and cannot be refunded or exchanged. Delays cannot give rise to any compensation, refunds or interest.

 

6. The amount of the sale can be collected by the following means of payment (list provided for information) either by bank transfer, VISA or Mastercard, debit card, electronic wallet, etc...

Any amount not paid on the due date shall automatically and without prior notice be increased by an interest of 12% per annum on the unpaid amount until full payment has been made. In addition, a fixed compensation of 15% of the unpaid principal amount, with a minimum of € 50.00, shall also be due, ipso jure and without prior notice of default.

7. The texts, the database and the published data contained therein, the layout of pages, photos and images remain in the private possession of BVBA Motormen, its suppliers or other third parties with whom BVBA Motormen has made agreements. Any form of imitation, publication, reproduction, or any other form of abuse or counterfeiting is prohibited without prior written permission from BVBA Motormen Storing and importing information from the BVBA Motormen website and the relevant services into a database is expressly prohibited.

8. BVBA Motormen invests all necessary means to keep the information displayed on its website up to date and to distribute the information as correct and complete as possible. However, BVBA Motormen cannot guarantee this and cannot be held liable for any direct or indirect damage incurred while viewing or using the site, except in the case of gross negligence on the part of BVBA Motormen, which can be proven by the user. BVBA Motormen is not responsible for cases of force majeure that may delay or prevent the execution of the collaboration. Are among others, but not exclusively, considered as cases of force majeure: strike, natural disasters, extreme weather conditions, fire, government measures, technical defects, floods. BVBA Motormen is not obliged to provide proof of the unforeseeable or unavoidable nature of the situation in case of force majeure.

9. The Purchaser undertakes to ensure that the personal data specified in the identification form on the website when ordering the e- tickets are correct and complete. BVBA Motormen reserves the right to refuse or cancel the order in case of suspicion of fraud. This personal information is collected for the proper execution of the sales contract and can be kept to guarantee the proper functioning of the service of BVBA Motormen and/or to demonstrate the proper execution of the contract. The latter may also be used by BVBA Motormen and its subsidiaries, as well as passed on to third parties (non-exhaustive list, media group, organiser, promoter, 'venue', etc.) contractually linked to BVBA Motormen for marketing purposes. Any Purchaser who can prove his identity has the right to access his personal data and not to allow the use of his personal data for marketing purposes by means of a written and signed request to the e-mail address info@ypresrally.com, or by post to the registered office of BVBA Motormen, in accordance with the law of 8 December 1992 on the protection of privacy with regard to the processing of personal data, and with the Royal Decree of 13 February 2001 implementing the law of 8 December 1992 on the protection of privacy with regard to the processing of personal data. He also has the right not to authorise the sending of advertising by electronic mail by means of a written request, in accordance with the Act of 11 March 2003 on certain legal aspects of information society services and with the Royal Decree of 4 April 2003 regulating the sending of advertising by electronic mail.

10. These general terms and conditions of sale regulate all aspects of the contractual relationship between BVBA Motormen and the Purchaser, to the exclusion of the general terms and conditions of the Purchaser. Any change, deviation or addition to these general terms and conditions of sale must be agreed in writing. BVBA Motormen has the right to change the content of the general terms and conditions of sale and of the site www.ypresrally.com at any time and without prior written permission, unless otherwise agreed.

11. General terms and conditions of sale relating to e-tickets:

The e-ticket, once printed on white paper, is to be presented in the shop from the Monday before the event and exchanged for an all-stage ticket/badge/pollipop. The print must be perfect, all parts must be legible without any confusion. If this is not the case, access to the event will be denied. Each barcode corresponds to a single access card. The e-ticket will be scanned in the event shop. The e-ticket can only be scanned once on the date stated on it. If the same barcode is shown several times, only the first ticket scanned during the control will give access to the event. Any attempt of abuse, counterfeiting or fraud may lead to legal prosecution.

BVBA Motormen guarantees the authenticity of the e-ticket as far as it has been purchased on the site Ypresrally.com.  Consequently, no offers from third parties, or through other websites, may be accepted. The e-ticket will not be refunded or exchanged.

12. Right of revocation:

The distance contract for the provision of accommodation, transport, catering and leisure services whereby the seller, when concluding the contract, undertakes to provide these services on a specific date or for a specific period is excluded from the scope of application of the Act of 6 April 2010 (amended Act of 14 July 1991).

13. In the event that certain provisions of these general terms and conditions are considered null and void, the parties undertake to replace the null and void or unenforceable clause with the most appropriate clause to ensure that the common intention of the parties is fulfilled.

14. Privacy Statement

BVBA Motormen attaches great value to the protection of your personal data and that your privacy is respected. In this privacy statement, we want to provide clear and transparent information about what data we collect and how we handle personal data. We do everything in our power to guarantee your privacy and therefore handle personal data with care. BVBA Motormen complies in all cases with the applicable laws and regulations, including the General Data Protection Regulation.

This implies that we do in any case:
- process your personal data in accordance with the purpose for which they have been provided, these purposes and type of personal data are described in this Privacy Statement;
- processing of your personal data is limited to those data that are at least necessary for the purposes for which they are processed;
- ask for your explicit consent if we need it for the processing of your personal data;
- have taken appropriate technical and organizational measures to ensure the security of your personal data;
- not pass on personal data to other parties, unless this is necessary for carrying out the purposes for which they have been provided;
- are aware of your rights concerning your personal data, wish to inform you of them and respect them.

As BVBA Motormen we are responsible for the processing of your personal data.  If, after reading our privacy statement, or in a more general sense, you have any questions about this, or if you wish to contact us, you can do so via the contact details below:
BVBA Motormen
Branch address
Korte Torhoutstraat 35
8900 Ypres
office@ypresrally.com
Telephone : 057 44 63 57

Why do we process personal data?
Your personal data will be processed by BVBA Motormen for the following purposes and legal grounds:
- In order to be able to participate in the activities of BVBA Motormen.
- Sending out newsletters and invitations. (consent of data subject)
- Obtaining government subsidies (legal obligation)

For the above purposes, we may request and store, collect, process the following personal data from you:
- Personal identity data : surname, first name, address, telephone number, e-mail
- Identity data issued by public authorities : identity card number
- National registration number
- Personal characteristics : sex, date of birth, place of birth, nationality

We use the collected data only for the purposes for which we obtained the data.

Provision to third parties
The data you provide to us may be disclosed to third parties if this is necessary for the performance of the purposes described above.

For example, we will use a third party for this purpose:
- Taking care of the internet environment (web hosting);
- Taking care of the IT infrastructure (e.g. IT network, ...);
- taking care of and distributing newsletters and invitations.
- Taking care of Track & Trace
We never pass on personal data to other parties with whom we have not concluded a processing agreement. Of course, we make the necessary arrangements with these parties to ensure the security of your personal data.
Furthermore, we will not pass on the data provided by you to third parties, unless this is required and permitted by law. An example of this is that the police request (personal) data from us as part of an investigation. In such a case, we must cooperate and are therefore obliged to provide this information.
We may also share personal data with third parties if you give us (written) permission to do so. You have the right to revoke this consent at any time, without prejudice to the lawfulness of the processing prior to revocation.  We do not provide personal data to parties located outside the EU.

Minors
We only process personal data of minors (persons under 16 years of age) if written consent has been given by the parent or legal representative. BVBA Motormen does not keep personal data longer than necessary for the purpose for which it was provided or is required by law.  As general rules, personal information is kept for a maximum of 10 years after last use,

Data security
We have taken appropriate technical and organizational measures to protect your personal data against unlawful processing, such as the following;
- All persons who can take cognizance of your data on behalf of BVBA Motormen are bound to secrecy.
- We use a user name and password policy on all our systems;
- We pseudonymise and ensure the encryption of personal data if there is reason to do so;
- We make backups of the personal data in order to be able to recover them in the event of physical or technical incidents;
- We regularly test and evaluate our measures;
- Our employees are informed about the importance of protecting personal data.

Your rights concerning your data
You have the right to inspection and the right to correction or removal of the personal data we have received from you. At the top of this privacy statement you will find how to contact us.  You can also contact us via the contact page of our website www.ypresrally.com.  In order to prevent abuse, we may ask you to identify yourself adequately. To verify your identity we ask you to send a copy of your identity card. We strongly advise you to make your passport photo invisible and to mention that it is a copy. You can also object to the processing of your personal data (or part thereof) by us or one of our processors.
You also have the right to have the data provided by you transferred by us to yourself or on your instructions directly to another party. We may ask you to identify yourself before we can respond to the aforementioned requests.

Complaints
If you have a complaint about the processing of your personal data, please contact us directly. You always have the right to submit a complaint to the Privacy Commission, this is the supervisory authority in the field of privacy protection.

Change privacy statement
BVBA Motormen can change its privacy statement. We will make an announcement of this change on our website. The last change was made on 14 May 2018 Older versions of our privacy statement will be published on our website. 

15. The relationship between the Purchaser and BVBA Motormen is only subject to Belgian law. In case of dispute, only the courts of the district of Ypres have jurisdiction. The parties explicitly accept electronic means (e-mail, fax,...) as means of proof in their mutual relations.  

 

Francais 

1. Sauf autorisation écrite expresse, les présentes conditions générales s'appliquent à toutes les relations contractuelles entre la SPRL Motormen (numéro d'entreprise 0840.899.730 - succursale Korte Torhoutstraat 35, 8900 Ypres), d'une part, et la personne physique ou morale, d'autre part, qui a fait appel aux services et produits de la SPRL Motormen, ci-après dénommée le client.

2. Lors de la confirmation de la commande, le client déclare avoir lu et accepté les présentes conditions générales de vente, qui font partie intégrante de l'accord entre les parties. L'application des présentes conditions générales de vente constitue une condition de consentement déterminante pour la SPRL Motormen.  L'utilisation du matériel, des programmes, de l'interface et du ou des sites web de BVBA Motormen et de leur contenu implique automatiquement l'acceptation des présentes conditions générales.

3. La SPRL Motormen agit en qualité d'organisateur de l'événement et ne peut donc en aucun cas être tenue responsable d'éventuelles modifications de la date, du lieu, du prix ou de l'annulation complète de l'événement. La personne ou l'entreprise qui exécute la commande est considérée comme seule responsable de la réservation et du paiement de celle-ci. Même si la commande est exécutée pour un tiers. Les billets ne peuvent pas être revendus à des tiers ou donnés à des tiers dans le cadre d'une relation commerciale.

La carte d'admission ne peut être ni remboursée, même en cas de perte ou de vol, ni retournée ou échangée.

4. Les billets électroniques sont réservés au moment de l'envoi du formulaire d'inscription ou de la réservation téléphonique. Ils seront envoyés peu après la réception du paiement. La réservation sera annulée par la BVBA Motormen si les billets électroniques ne sont pas payés dans le délai indiqué. Ce délai sera strictement appliqué en cas de vente imminente d'un événement ou de la catégorie de prix réservée. La TVA et les taxes éventuelles sont toujours à la charge du client.

5. Selon l'événement, certaines options d'expédition sont proposées. En principe, les billets électroniques seront envoyés par PDF à l'adresse électronique indiquée dans le formulaire de réservation, à moins que l'acheteur ou l'organisateur n'opte pour un autre mode d'expédition.

Si l'Acheteur n'a pas reçu ses billets avant les 4 derniers jours ouvrables précédant le jour de l'événement, il doit appeler le 057 44 63 57 pendant les heures d'ouverture (information fournie à titre indicatif, tous les jours ouvrables de 9h00 à 16h00) .

Le billet électronique (print@home) peut être converti dans le magasin, grand marché, d'Ypres à partir du lundi précédant l'événement. Les billets électroniques qui ne sont pas retirés sont considérés comme vendus et ne peuvent être ni remboursés ni échangés. Les retards ne peuvent donner lieu à aucune compensation, ni à aucun remboursement ou intérêt.

6. Le montant de la vente peut être encaissé par les moyens de paiement suivants (liste fournie à titre indicatif) : virement bancaire, VISA ou Mastercard, carte de débit, porte-monnaie électronique, etc.

Toute somme non payée à l'échéance est majorée de plein droit et sans mise en demeure préalable d'un intérêt de 12 % l'an sur le montant impayé jusqu'à complet paiement. En outre, une indemnité forfaitaire de 15 % du montant principal impayé, avec un minimum de 50,00 €, est également due, de plein droit et sans mise en demeure préalable.

7. Les textes, la base de données et les données publiées qu'elle contient, la mise en page, les photos et les images restent en possession privée de la SPRL Motormen, de ses fournisseurs ou d'autres tiers avec lesquels la SPRL Motormen a conclu des accords. Toute forme d'imitation, de publication, de reproduction ou toute autre forme d'abus ou de contrefaçon est interdite sans l'autorisation écrite préalable de la SPRL Motormen Il est expressément interdit de stocker et d'importer dans une base de données des informations provenant du site Web de la SPRL Motormen et des services concernés.

8. La BVBA Motormen investit tous les moyens nécessaires pour maintenir à jour les informations affichées sur son site web et pour diffuser des informations aussi correctes et complètes que possible. Toutefois, la SPRL Motormen ne peut le garantir et ne peut être tenue responsable des dommages directs ou indirects subis lors de la consultation ou de l'utilisation du site, sauf en cas de négligence grave de la part de la SPRL Motormen, qui peut être prouvée par l'utilisateur. La SPRL Motormen n'est pas responsable des cas de force majeure qui peuvent retarder ou empêcher l'exécution de la collaboration. Sont notamment, mais pas exclusivement, considérés comme des cas de force majeure : grève, catastrophes naturelles, conditions météorologiques extrêmes, incendie, mesures gouvernementales, défauts techniques, inondations. La BVBA Motormen n'est pas tenue de fournir la preuve du caractère imprévisible ou inévitable de la situation en cas de force majeure.

9. L'acheteur s'engage à s'assurer que les données personnelles spécifiées dans le formulaire d'identification sur le site web lors de la commande des billets électroniques sont correctes et complètes. La BVBA Motormen se réserve le droit de refuser ou d'annuler la commande en cas de soupçon de fraude. Ces informations personnelles sont collectées pour la bonne exécution du contrat de vente et peuvent être conservées pour garantir le bon fonctionnement du service de la SPRL Motormen et/ou pour démontrer la bonne exécution du contrat. Ces derniers peuvent également être utilisés par la SPRL Motormen et ses filiales, ainsi que transmis à des tiers (liste non exhaustive, groupe de médias, organisateur, promoteur, "lieu", etc.) liés contractuellement à la SPRL Motormen à des fins de marketing. Tout Acheteur qui peut prouver son identité a le droit d'accéder à ses données personnelles et de ne pas autoriser l'utilisation de ses données personnelles à des fins de marketing au moyen d'une demande écrite et signée à l'adresse électronique info@ypresrally.com, ou par courrier au siège social de la SPRL Motormen, conformément à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et à l'arrêté royal du 13 février 2001 portant exécution de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel. Il a également le droit de ne pas autoriser l'envoi de publicité par courrier électronique par le biais d'une demande écrite, conformément à la loi du 11 mars 2003 relative à certains aspects juridiques des services de la société de l'information et à l'arrêté royal du 4 avril 2003 réglementant l'envoi de publicité par courrier électronique.

10. Les présentes conditions générales de vente régissent tous les aspects de la relation contractuelle entre la SPRL Motormen et l'Acheteur, à l'exclusion des conditions générales de l'Acheteur. Toute modification, dérogation ou ajout aux présentes conditions générales de vente doit faire l'objet d'un accord écrit. La SPRL Motormen a le droit de modifier le contenu des conditions générales de vente et du site www.ypresrally.com à tout moment et sans autorisation écrite préalable, sauf accord contraire.

11. Conditions générales de vente relatives aux billets électroniques :

Le billet électronique, une fois imprimé sur du papier blanc, doit être présenté dans la boutique à partir du lundi précédant l'événement et échangé contre un billet / badge / pollipop pour toute la durée de la manifestation. L'impression doit être parfaite, toutes les parties doivent être lisibles sans aucune confusion. Si ce n'est pas le cas, l'accès à l'événement sera refusé. Chaque code-barres correspond à une seule carte d'accès. Le billet électronique sera scanné dans la boutique de l'événement. Le billet électronique ne peut être scanné qu'une seule fois à la date qui y est indiquée. Si le même code-barres est affiché plusieurs fois, seule la première carte scannée donnera accès à l'événement lors du contrôle. Toute tentative d'abus, de contrefaçon ou de fraude peut donner lieu à des poursuites judiciaires.

La BVBA Motormen garantit l'authenticité du billet électronique pour autant qu'il ait été acheté sur le site Ypresrally.com.  Par conséquent, aucune offre de tiers, ou par le biais d'autres sites web, ne peut être acceptée. Le billet électronique ne sera ni remboursé ni échangé.

12. Droit de révocation :

Le contrat à distance portant sur la fourniture de services d'hébergement, de transport, de restauration et de loisirs par lequel le vendeur s'engage, lors de la conclusion du contrat, à fournir ces services à une date déterminée ou pour une période déterminée est exclu du champ d'application de la loi du 6 avril 2010 (loi modifiée du 14 juillet 1991).

13. Dans le cas où certaines dispositions des présentes conditions générales seraient considérées comme nulles, les parties s'engagent à remplacer la clause nulle ou inapplicable par la clause la plus appropriée pour assurer que la volonté commune des parties soit réalisée.

14. Déclaration de confidentialité

La SPRL Motormen attache une grande importance à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée. Dans cette déclaration de confidentialité, nous voulons fournir des informations claires et transparentes sur les données que nous recueillons et sur la manière dont nous traitons les données personnelles. Nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour garantir votre vie privée et traitons donc les données personnelles avec soin. La BVBA Motormen respecte dans tous les cas les lois et règlements applicables, y compris le règlement général sur la protection des données.

Cela implique que nous le faisons en tout cas :
- traiter vos données personnelles conformément à l'objectif pour lequel elles ont été fournies, ces objectifs et le type de données personnelles sont décrits dans la présente déclaration de confidentialité ;
- le traitement de vos données personnelles est limité aux données qui sont au moins nécessaires aux fins pour lesquelles elles sont traitées ;
- demander votre consentement explicite si nous en avons besoin pour le traitement de vos données personnelles ;
- ont pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données personnelles ;
- ne pas transmettre de données à caractère personnel à d'autres parties, sauf si cela est nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été fournies ;
- connaissent vos droits concernant vos données à caractère personnel, souhaitent vous en informer et les respectent.

En tant que BVBA Motormen, nous sommes responsables du traitement de vos données personnelles.  Si, après avoir lu notre déclaration de confidentialité, ou d'une manière plus générale, vous avez des questions à ce sujet, ou si vous souhaitez nous contacter, vous pouvez le faire via les coordonnées ci-dessous :
BVBA Motormen
Adresse de la succursale
Korte Torhoutstraat 35
8900 Ypres
office@ypresrally.com
Téléphone : 057 44 63 57

Pourquoi traitons-nous des données à caractère personnel ?
Vos données personnelles seront traitées par la BVBA Motormen aux fins et pour les motifs juridiques suivants :
- Afin de pouvoir participer aux activités de la BVBA Motormen.
- Envoi de bulletins d'information et d'invitations. (consentement de la personne concernée)
- Obtention de subventions publiques (obligation légale)

Aux fins susmentionnées, nous pouvons demander et stocker, collecter, traiter les données personnelles suivantes vous concernant :
- Données d'identité personnelles : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, e-mail
- Données d'identité délivrées par les autorités publiques : numéro de carte d'identité
- Numéro d'enregistrement national
- Caractéristiques personnelles : sexe, date de naissance, lieu de naissance, nationalité

Nous utilisons les données collectées uniquement aux fins pour lesquelles nous les avons obtenues.

Mise à disposition à des tiers
Les données que vous nous fournissez peuvent être divulguées à des tiers si cela est nécessaire pour la réalisation des objectifs décrits ci-dessus.

Par exemple, nous ferons appel à un tiers à cette fin :
- Prendre soin de l'environnement internet (hébergement web) ;
- Prendre soin de l'infrastructure informatique (par exemple, le réseau informatique, ...) ;
- la prise en charge et la distribution des bulletins d'information et des invitations.
- Prendre soin de Track & Trace
Nous ne transmettons jamais de données à caractère personnel à d'autres parties avec lesquelles nous n'avons pas conclu de convention de traitement. Bien entendu, nous prenons les dispositions nécessaires avec ces parties pour assurer la sécurité de vos données personnelles.
En outre, nous ne transmettrons pas les données que vous nous avez fournies à des tiers, sauf si cela est requis et autorisé par la loi. Par exemple, la police nous demande des données (personnelles) dans le cadre d'une enquête. Dans un tel cas, nous devons coopérer et sommes donc tenus de fournir ces informations.
Nous pouvons également partager des données personnelles avec des tiers si vous nous en donnez l'autorisation (écrite). Vous avez le droit de révoquer ce consentement à tout moment, sans préjudice de la licéité du traitement préalable à la révocation.  Nous ne fournissons pas de données personnelles à des parties situées en dehors de l'UE.

Mineurs
Nous ne traitons les données personnelles des mineurs (personnes de moins de 16 ans) que si le consentement écrit a été donné par le parent ou le représentant légal. La BVBA Motormen ne conserve pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire pour les besoins pour lesquels elles ont été fournies ou que ce qui est requis par la loi.  En règle générale, les informations personnelles sont conservées pendant dix ans au maximum après la dernière utilisation,

Sécurité des données
Nous avons pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre les traitements illicites, comme par exemple
- Toutes les personnes qui peuvent prendre connaissance de vos données au nom de la BVBA Motormen sont tenues au secret.
- Nous utilisons une politique de noms d'utilisateur et de mots de passe sur tous nos systèmes ;
- Nous utilisons des pseudonymes et assurons le cryptage des données personnelles si cela est justifié ;
- Nous effectuons des sauvegardes des données personnelles afin de pouvoir les récupérer en cas d'incidents physiques ou techniques ;
- Nous testons et évaluons régulièrement nos mesures ;
- Nos employés sont informés de l'importance de la protection des données à caractère personnel.

Vos droits concernant vos données
Vous avez le droit de consulter et de corriger ou de supprimer les données à caractère personnel que nous avons reçues de votre part. En haut de cette déclaration de confidentialité, vous trouverez comment nous contacter.  Vous pouvez également nous contacter via la page de contact de notre site web www.ypresrally.com.  Afin de prévenir les abus, nous pouvons vous demander de vous identifier de manière adéquate. Pour vérifier votre identité, nous vous demandons d'envoyer une copie de votre carte d'identité. Nous vous conseillons vivement de rendre votre photo de passeport invisible et de mentionner qu'il s'agit d'une copie. Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données personnelles (ou d'une partie de celles-ci) par nous ou par l'un de nos sous-traitants.
Vous avez également le droit de faire transférer les données que vous avez fournies par nos soins à vous-même ou, sur vos instructions, directement à une autre partie. Nous pouvons vous demander de vous identifier avant de pouvoir répondre aux demandes susmentionnées.

Plaintes
Si vous avez une plainte à formuler concernant le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter directement. Vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de la Commission de la protection de la vie privée, qui est l'autorité de contrôle dans le domaine de la protection de la vie privée.

Modifier la déclaration de confidentialité
La BVBA Motormen peut modifier sa déclaration de confidentialité. Nous ferons une annonce de ce changement sur notre site web. La dernière modification a été apportée le 14 mai 2018. Les anciennes versions de notre déclaration de confidentialité seront conservées dans nos archives.
Veuillez nous envoyer un e-mail si vous souhaitez les consulter.

15. La relation entre l'acheteur et la SPRL Motormen est uniquement soumise au droit belge. En cas de litige, seuls les tribunaux du district d'Ypres sont compétents. Les parties acceptent expressément les moyens électroniques (e-mail, fax,...) comme moyen de preuve dans leurs relations mutuelles.